Politique de confidentialité et accord de sous-traitance.

1. Qui traite quoi

Solova intervient dans deux rôles distincts, qu'il est essentiel de ne pas confondre :

Autrement dit : le fichier des clientes appartient à la Professionnelle, qui décide de ce qu'elle en fait. Solova ne fait que l'héberger et le traiter selon ses instructions. Les conditions de cette sous-traitance figurent en Partie II, qui a valeur contractuelle.

Éditeur du service et responsable de traitement pour les données de compte :
Jeremy Bertec, entrepreneur individuel
20 chemin de Tournemire, 81100 Castres, France
contact@solova.io

2. Données traitées

Données du compte professionnel
Nom et prénom, adresse électronique, profession, logo et couleurs du salon, mot de passe (stocké sous forme de condensat, jamais en clair), historique d'abonnement et de facturation, achats de crédits SMS, parrainage. Lorsque la Professionnelle choisit de se connecter avec son compte Google, l'identifiant de ce compte et l'adresse électronique associée sont conservés pour reconnaître la connexion suivante.
Finalités : fourniture du service, facturation, sécurité, assistance.
Bases légales : exécution du contrat ; obligation légale pour les données comptables ; intérêt légitime pour la sécurité.

Données des clientes
Prénom, nom, numéro de téléphone, adresse électronique, compte Instagram, notes libres saisies par la Professionnelle, historique des rendez-vous et des prestations, montants encaissés et moyens de paiement, acomptes, solde et historique de fidélité, journal des messages envoyés.
Finalité : faire fonctionner l'agenda, le carnet de clientes, les encaissements et le programme de fidélité de la Professionnelle.
Base légale : déterminée par la Professionnelle, responsable de ce traitement — en pratique son intérêt légitime pour la tenue de son activité, et le consentement pour la prospection commerciale.

Données de navigation
L'application ne dépose aucun traceur publicitaire et ne charge aucun service de mesure d'audience tiers. Elle conserve sur l'appareil les seuls éléments nécessaires au maintien de la session — jetons de connexion et préférences d'affichage — ainsi qu'un cookie strictement nécessaire, de durée courte, lors d'une connexion par compte Google.

3. Synchronisation avec Google Agenda

Cette synchronisation est facultative. Elle ne démarre que si la Professionnelle la demande, depuis les réglages de son agenda, et après l'écran d'autorisation de Google.

Ce que Solova lit dans l'agenda Google
Les événements de l'agenda principal, sur une fenêtre allant de la veille jusqu'à la limite de réservation en ligne réglée par la Professionnelle, afin de connaître ses indisponibilités.

Ce que Solova enregistre
Pour chaque événement : l'identifiant technique de l'événement, l'heure de début, l'heure de fin, et le titre de l'événement.

Le titre est enregistré afin que la Professionnelle retrouve son agenda Google dans son agenda Solova : sans lui, elle voit qu'un créneau est pris sans pouvoir savoir par quoi. Il n'est affiché qu'à elle, dans son espace, derrière son mot de passe. Il n'apparaît jamais sur la page de réservation publique et n'est jamais visible des clientes, qui ne voient qu'un créneau indisponible, sans intitulé.

Le titre d'un événement personnel peut contenir le nom d'un tiers — un rendez-vous médical, un nom de proche. La Professionnelle en est informée ici, et reste libre de ne pas connecter son agenda personnel, de connecter un agenda dédié à son activité, ou de se déconnecter à tout moment (voir « Retirer l'accès » ci-dessous).

Ce que Solova n'enregistre pas
Aucune description, aucun lieu, aucune liste de participants, aucune pièce jointe, aucun contenu de rendez-vous. Ces informations sont lues au passage de synchronisation, puis abandonnées. Elles ne sont écrites nulle part et ne sont affichées à personne.

Ce que ces créneaux servent à faire
Afficher l'agenda Google de la Professionnelle dans son agenda Solova, et bloquer la réservation en ligne sur les créneaux occupés. Un événement Google ne crée jamais de rendez-vous dans Solova, ne crée jamais de fiche cliente, et ne déclenche aucun message.

Un événement que la Professionnelle a marqué « Disponible » dans Google est affiché sans bloquer la réservation : il apparaît dans son agenda, mais le créneau reste réservable par ses clientes.

Combien de temps
Un créneau importé est effacé automatiquement sept jours après sa fin. Un événement supprimé ou déplacé dans l'agenda Google disparaît de Solova au passage de synchronisation suivant. La déconnexion efface immédiatement l'intégralité des créneaux importés et le lien avec le compte Google.

Ce que Solova écrit dans l'agenda Google
Chaque rendez-vous Solova y est recopié avec, et seulement avec : le nom de la prestation, le prénom de la cliente, l'heure de début et l'heure de fin. Ne sont transmis ni le nom de famille, ni le numéro de téléphone, ni l'adresse électronique, ni les notes. L'annulation d'un rendez-vous dans Solova y supprime l'événement correspondant.

Solova modifie également les événements de l'agenda Google sur demande expresse de la Professionnelle, lorsqu'elle déplace ou supprime elle-même l'un d'eux depuis son agenda Solova. Aucune modification n'a lieu sans ce geste. Sont exclus de cette possibilité, et ne peuvent donc jamais être modifiés par Solova : les occurrences d'événements récurrents, les événements sur la journée entière, et les événements dont la Professionnelle n'est pas l'organisatrice.

Retirer l'accès
La Professionnelle peut se déconnecter à tout moment depuis les réglages de son agenda Solova. Solova demande alors à Google la révocation du jeton d'accès, puis efface le lien avec le compte Google et l'intégralité des créneaux importés. Cet effacement a lieu dans tous les cas, y compris si la demande de révocation n'aboutit pas — une panne de réseau, par exemple. Pour être certaine que l'autorisation est retirée du côté de Google, la Professionnelle peut également la retirer depuis la page des accès de son compte Google : c'est cette page qui fait foi. Les événements éventuellement écrits dans son agenda Google lui restent : ce sont les siens.

Utilisation limitée
Les données obtenues depuis les interfaces de programmation Google ne servent qu'à fournir la fonction de synchronisation décrite ci-dessus. Elles ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées, ne sont utilisées ni à des fins publicitaires, ni pour du profilage, ni pour entraîner un modèle d'intelligence artificielle, et ne sont transmises à aucun tiers. Aucune personne ne les consulte, sauf accord exprès de la Professionnelle, pour les besoins d'une assistance qu'elle a sollicitée, pour des raisons de sécurité, ou lorsque la loi l'exige. L'usage que Solova fait de ces données respecte la politique Google API Services User Data, y compris ses exigences d'utilisation limitée.

4. Durées de conservation

5. Destinataires et sous-traitants ultérieurs

Aucune donnée n'est vendue, louée ni cédée. Elles sont accessibles à l'éditeur et aux prestataires techniques suivants, agissant comme sous-traitants ultérieurs :

Plusieurs de ces prestataires sont établis en dehors de l'Union européenne. Les garanties encadrant ces transferts relèvent du chapitre V du RGPD ; leur nature exacte figure dans l'accord de traitement des données propre à chaque prestataire, dont copie peut être demandée à l'adresse de contact indiquée à l'article 1.

Aucune donnée de carte bancaire ne transite par les serveurs de Solova ni n'y est stockée : la saisie s'effectue directement auprès de Stripe.

6. Sécurité

Chiffrement des communications en TLS et politique HSTS, mots de passe stockés sous forme de condensat bcrypt, cloisonnement strict entre professionnelles (aucune ne peut accéder aux données d'une autre), limitation du nombre de tentatives par adresse IP sur les points d'entrée sensibles, accès à la base de données restreint au compte de service applicatif, en-têtes de sécurité du navigateur, journalisation des accès d'administration. Les données sont chiffrées au repos par l'hébergeur de la base de données.

7. Vos droits

Toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Clientes d'un salon : adressez votre demande à la professionnelle chez qui vous prenez rendez-vous — c'est elle la responsable de vos données. Si vous ne parvenez pas à l'identifier ou à la joindre, écrivez à l'adresse de contact ci-dessus : nous transmettrons.

Professionnelles : écrivez à l'adresse de contact ci-dessus.

Réponse sous un mois. Réclamation possible auprès de la CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

Article 1 — Objet

Le présent accord encadre le traitement, par Solova agissant en qualité de sous-traitant, des données à caractère personnel des clientes dont la Professionnelle est responsable de traitement.

Article 2 — Description du traitement

Nature et finalité : hébergement et traitement des données nécessaires à la tenue de l'agenda, du carnet de clientes, des encaissements, du programme de fidélité et de l'envoi des messages de rappel et de confirmation.

Catégories de personnes concernées : clientes et prospects de la Professionnelle.

Catégories de données : identité, coordonnées téléphoniques et électroniques, compte Instagram, notes libres, historique des rendez-vous et des prestations, montants encaissés, solde et historique de fidélité, journal des messages envoyés.

Durée : la durée du contrat, puis les durées énoncées en Partie I.

Article 3 — Obligations de Solova

Solova s'engage à :

1. ne traiter les données que sur instruction documentée de la Professionnelle, l'usage du service valant instruction ;
2. garantir la confidentialité des données et n'en donner accès qu'aux personnes qui en ont besoin ;
3. mettre en œuvre les mesures de sécurité énoncées à l'article 6 de la Partie I ;
4. n'engager de sous-traitant ultérieur que parmi ceux listés à l'article 5 de la Partie I, et informer la Professionnelle de tout changement, celle-ci pouvant s'y opposer ;
5. aider la Professionnelle à répondre aux demandes d'exercice de droits des personnes concernées ;
6. l'assister dans le respect de ses obligations de sécurité et de notification de violation ;
7. lui permettre à tout moment d'exporter les données de ses clientes dans un format lisible par machine.

Article 4 — Obligations de la Professionnelle

La Professionnelle s'engage à :

1. n'enregistrer que des données pertinentes au regard de son activité, et à s'abstenir de saisir dans les notes libres des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD ;
2. informer ses clientes du traitement de leurs données et recueillir leur consentement lorsqu'il est requis, notamment pour la prospection commerciale ;
3. répondre aux demandes d'exercice de droits de ses clientes ;
4. sécuriser son propre accès au service, en particulier son mot de passe.

Article 5 — Sous-traitants ultérieurs

La liste des sous-traitants ultérieurs figure à l'article 5 de la Partie I. Solova leur impose des obligations de protection équivalentes à celles du présent accord.

Article 6 — Localisation

Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Certains prestataires techniques sont établis hors de l'Union européenne ; les garanties encadrant ces transferts sont celles indiquées à l'article 5 de la Partie I.

Article 7 — Audit

Solova met à disposition de la Professionnelle, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord.

Article 8 — Violation de données

Solova notifie à la Professionnelle toute violation de données à caractère personnel dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, avec les éléments dont il dispose pour lui permettre de procéder, le cas échéant, à la notification qui lui incombe.

Article 9 — Sort des données en fin de contrat

À la fin du contrat, la Professionnelle peut exporter les données de ses clientes. Les données sont ensuite supprimées sur sa demande, traitée sous 30 jours ; à défaut de demande, elles sont conservées. Les pièces comptables sont conservées pendant la durée légale.

Article 10 — Responsabilité

Chaque partie répond des manquements qui lui sont propres au regard du RGPD.